Arçelik'in dijital değişiminde Microsoft Teams etkisi

Adaptasyon içeriklerini bu içgörüler doğrultusunda hazırlayan proje ekibi, ekran koruyuculardan e-posta iletişimlerine çeşitli yollardan ekiplere ulaşırken Kasım 2019’da Microsoft Teams lansmanını gerçekleştirdi.

Değişim yönetimini farklı açılardan ele alarak Microsoft Teams’i ekiplerin etkin kullanımına açmak ve dağınık iletişim modellerini tek çatı altına toplamak isteyen proje ekipleri, Unified Communication isimli geçiş projesini başarıyla tamamlarken, Covid-19 ile uzaktan çalışma dönemine ekiplerin Microsoft Teams’e tamamen uyum sağlayarak girmesinin avantajını yakaladı.

İlham veren bir Değişim Yönetimi hikayesi

Arçelik’teki geçiş süreci pilot bir ekiple başladı. Parçalı geçişin, değişiklik yönetimi açısından daha rahat olacağını düşündükleri için bir süre Skype ve Microsoft Teams eş zamanlı kullanıldı; bu yolla en başta Microsoft Teams’in sohbet ve toplantı özelliklerini kapatarak sadece takım özellikleri kullanıma açıldı. Daha sonra Genel Merkez binasındaki pilot ekipler, özel bir çalışma grubu olan Şampiyonlar Ekibi ve teknoloji altyapı ekipleri, Microsoft Teams’e geçiş yaptı.

Organizasyonun geri kalanıyla birlikte Microsoft Teams ve Skype çapraz konuşmaları gerçekleştirildi. Sonrasında BT geçişi yapıldı. Kasım 2019 ortasında ise Türkiye geçişi tüm şehirler ve fabrikalarla beraber tek seferde gerçekleştirildi. Bir hafta sonra da yurtdışı tek seferde Microsoft Teams’e geçmiş oldu.

Arçelik Sistem Teknolojileri Ekibi, Mühendisi ve Unified Communications Proje Lideri Batuhan Tokmak'a göre 'Projemizin çıkış noktası şirket içi iletişimin çok sayıda araçla karşılanması durumunu ortadan kaldırmak oldu.

Teams bu noktada bize tam aradığımız çözümü kullanıcı dostu bir uygulama ile sunduğunu gösterdi. Pilot aşamada gelen olumlu geri bildirimlerle birlikte tüm organizasyona yaygınlaştırma kararı aldık. Bu yaygınlaştırma teknik bir operasyondan ziyade kullanıcı alışkanlıklarını değiştirecek bir değişiklikti, bu nedenle kapsamlı çalışmalar yaptık. Organizasyonun geniş bir kısmına dokunabilecek anahtar kullanıcılarla oluşturduğumuz “Şampiyonlar Programı” bize istediğimiz etkiyi yaratabilmek için iyi bir ortam hazırladı.

Şampiyonlarımızla çok sayıda iş birimine değen ve kullanıcıların ‘Neden bu uygulamayı kullanmalıyım?’ sorusuna somut, iş hayatının içinden cevaplar verebilecek senaryolar ürettik. Teams’in, kullandığımız diğer Office 365 araçlarına olan doğal entegrasyonu bu aşamada işimizi çok kolaylaştırdı. Tanıtım materyallerimizi kullanıcıların ilgisini çekecek, anketle topladığımız hali hazırda yaşadıkları sıkıntıları gündeme getirerek oluşturduk.

Bu da yurt içinde ve yurt dışında büyük bir farkındalık yarattı. Türkiye’de Office 365 geçişinden sonra Teams’te de bu büyüklükte bir geçiş yaparak öncü organizasyon olmak Arçelik’in vizyonu adına önemli bir gösterge. Türkiye etabını tamamlamak üzere olduğumuz projemizle Teams’in telefon altyapısını da devreye alarak “Unified Communication” noktasında ulaşabileceğimiz uç noktayı hedefliyoruz ‘

Bu süreçte proje ekibi, herkesin hızla uyum sağlayabilmesi için bilgilendirme duyuruları, ipuçları ve tüyolar, hızlı başlangıç dokümanları paylaştı. Kapsamlı uyum çalışmaları sayesinde hiçbir negatif geri dönüş almadan 13 bin kişi sorunsuz bir şekilde Microsoft Teams’e geçti.

Arçelik A.Ş. Teknoloji Altyapı Grup Yöneticisi Emre Bilgili’nin ifadesiyle ‘ Bütünleşik iletişim vizyonumuzu hayata geçirmek için gerekli olan her şeyi Microsoft ve Teams ile yakaladık: İyi bir değişiklik yönetimi, sorunsuz çalışan bir araç, sağlam ve ölçeklenebilir bir altyapı ve yakın destek. İş birimleri temsilcileri ile yakın çalışarak gerçek iş ihtiyaçlarına yönelik çözümleri belirledik ve bunları tüm iletişim mecralarında üst yönetimimizden başlayarak tüm çalışanlarımıza ulaştırdık. Çözümün sorunsuz çalışması, kolay kullanımı, O365 ekosistemi ile entegrasyonu hızlı adaptasyona destek oldu.

Pandemi döneminde 20 katına çıkan online görüşme ihtiyacını, 5000 çalışanımıza yaptığımız canlı yayınları sağlam ve ölçeklenebilir altyapı sayesinde kolayca karşıladık ve bu süreçte Microsoft ve iş ortakları hep yanımızda oldu. Dijital dönüşümümüzün iletişim bacağında sıradaki hedeflerimizi de Teams platformu ile gerçekleştirmeye devam ediyoruz’

Arçelik’ten, tüm kurumlara örnek olabilecek senaryolar

Arçelik Türkiye içinde farklı departmanlardan 40’ın üzerinde kişiden oluşan bir Şampiyonlar Ekibi belirlendi. Bu ekiplerin konseptleri için çalışma ihtiyaçlarına yönelik senaryolar üretildi. Örneğin İnsan Kaynakları Departmanı’nda aktif bir kullanım için neler yapılabileceğini belirlemek üzere tüm ekibi bir araya toplayarak ihtiyaca yönelik workshoplar gerçekleştirildi.

360 çalışandan oluşan Müşteri Hizmetleri ekibinin aktif Microsoft Teams kullanımı bir diğer başarılı örnek oldu. Kış döneminde ise 1000’den fazla çalışan ile Arçelik’in tüm dünyadaki pazarlama ekibiyle gerçekleştirilen One Marketing çalışması başladı. Bu ekiplerin tümü efektif bir şekilde Microsoft Teams kullanmaya başladı ve her ekipten Şampiyonlar çıktı.

Bu noktada yine Şampiyonlar Ekibi ile gerçekleşen daha ufak çaplı senaryolar da yaratıldı. Örneğin Arçelik içinde 2. el yedek parçaların lokasyonların ihtiyacına göre değerlendirdiği ve transfer ettiği yapı önceden e-posta ve Skype üzerinden yürütülüyordu. Bu ikili yapı yerine bir Microsoft Teams oluşturuldu; buradan çok daha organize ve hızlı bir şekilde işler ilerleyebiliyor.

Ar-Ge tarafında ise ekibin araştırma raporları Microsoft Teams altında toplandı. Bu raporlara daha hızlı erişim için Power Apps ile bir uygulama oluşturularak entegre edildi. Ar-Ge’nin Arçelik’in geriye dönük patentli araştırmalarına yönelik iş yükü oldukça azaldı.

Ek bütçe talepleri tarafında otomatize edilmesi istenen bir ihtiyaç ise Forms ve Power Automate yardımıyla Microsoft Teams’e entegrasyonuyla çözüldü. Ek bütçe talep eden kişiler artık e-posta ve onaylarla uğraşmaksızın sadece tek bir form doldurarak süreci yönetebiliyor. Tamamen Microsoft Teams platformunda Forms ve Power Automate ile otomatize edilen bu senaryo bugün tüm departmanlar için iş süreçlerini hızlandıran bir özellik.

Arçelik’in Chatbot projesi kapsamında ise başka bir senaryo gündemde. Kaynak kodu Azure platformunda, ön yüzü ise Microsoft Teams’te geliştirilen chatbot projelerinin Beta versiyonu canlıya alındı. Performans değerlendirmesinden yan haklara, izinlerden BT destek konularına pek çok soruya cevap veren bu chatbot projesi ayrı bir başarı hikayesinin konusu olacak nitelikleriyle öne çıkıyor.

Pazarlama tarafında Power Automate ile bazı başvuru süreçlerini otomatikleştiren yapılar oluşturuldu. Henüz test aşamasında olan bu uygulama, ihtiyaç durumunda acil olarak tüm organizasyona mesaj gönderebilecek kapasitede bir yapı sunuyor.

Proje yönetimlerini Jira üzerinden gerçekleştiren ekipler için ise Microsoft Teams’in efektif Jira entegrasyonu büyük bir avantaj. Canlı çeviri özelliği sayesinde tüm ülkelerden çalışanlar C-Level tarafından İngilizce yapılan canlı yayınları izleyebilmekte.

Microsoft Teams’in anket özelliklerinin çok sık kullanıldığını belirten proje ekibi, departmanların hızlıca Forms ekleyerek sonuçları Excel’e aldığını; bu yolla Forms kullanımının oldukça yaygınlaştığını belirtiyor. Arçelik’te bunlara benzer onlarca ihtiyaç üzerinden farklı departmanlara dokunan pek çok etkin vaka senaryosu hayata geçirildi.